Sehr geehrte Leser*innen,
die Digitalisierung betrieblicher Prozesse gewinnt weiter an Bedeutung. Bereits heute setzen viele unserer Mandanten auf DATEV Unternehmen online, um Belege, Lohn- und Gehaltsdaten sowie weitere Unterlagen sicher und effizient mit unserer Kanzlei auszutauschen.
Mit DATEV Unternehmen online profitieren Sie insbesondere durch:
• sicheren, revisionssicheren Datenaustausch zwischen Unternehmen und Kanzlei
• digitale Beleg- und Dokumentenablage (kein Versand von Papierordnern mehr)
• schnelle Verfügbarkeit wichtiger Auswertungen für Lohn- und Finanzbuchführung
• zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Unternehmensunterlagen
In Verbindung mit DATEV Personal bietet Ihnen DATEV Unternehmen online zusätzlich den Zugang zu einer digitalen Personalakte. Diese unterstützt:
• die strukturierte und einheitliche Ablage von Personalunterlagen
• die eindeutige Zuordnung zu den jeweiligen Mitarbeitenden
• die digitale Bereitstellung von Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung
In diesen Zusammenhang möchten wir Sie auf die folgenden gesetzlichen Änderungen hinweisen:
Digitale Entgeltunterlagen werden ab 01.01.2027 verpflichtend
Die Digitalisierung der Entgeltunterlagen wird ab dem 01.01.2027 für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führung endet zum 31.12.2026.
Ist eine Befreiung nicht erfolgt, müssen die für die Sozialversicherung relevanten Entgeltunterlagen bereits seit dem 01.01.2022 vollständig elektronisch geführt, eindeutig zugeordnet und für Betriebsprüfungen digital bereitgestellt werden.
Das Wichtigste in Kürze:
• Keine neuen Dokumentationspflichten
Die erforderlichen Nachweise mussten bereits bisher geführt und aufbewahrt werden.
Neu ist die verpflichtende elektronische Führung und Bereitstellung der Unterlagen.
• Digitale Betriebsprüfung im Fokus
Die Deutsche Rentenversicherung muss die Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung digital einsehen und auswerten können.
• Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber
Auch wenn die Lohnabrechnung durch unsere Kanzlei erfolgt, bleibt die rechtliche Verantwortung für die vollständige und ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen bei Ihnen als Arbeitgeber.
Gesetzliche Grundlage
Die Verpflichtung ergibt sich insbesondere aus dem Zusammenspiel der folgenden Vorschriften:
• § 28f SGB IV – Verpflichtung zur vollständigen und geordneten Führung von Entgeltunterlagen
• § 28p SGB IV – Grundlage der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung
• § 8 BVV – Regelung, welche Entgeltunterlagen vorzuhalten sind
• § 8 Abs. 2 BVV – Verpflichtende elektronische Führung ab 01.01.2027
• § 9a BVV – Anforderungen an Strukturierung und Datenübermittlung
Die Dokumentationspflicht besteht bereits heute. Ab 2027 ist jedoch die elektronische Form gesetzlich vorgeschrieben.
Welche Unterlagen sind betroffen?
Je nach Beschäftigungsverhältnis unter anderem:
• Arbeitsverträge bzw. Nachweise nach dem Nachweisgesetz
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Nachweise zur Versicherungsfreiheit
• Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz
• Entsendungsnachweise
• Unterlagen zu Statusfeststellungsverfahren
• Bescheide der Sozialversicherungsträger
• Meldungen an die Sozialversicherung
• Nachweise zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
• Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse ausländischer Arbeitnehmer
Eine vollständige Auflistung enthält § 8 BVV.
Anforderungen ab 2027
Die Entgeltunterlagen müssen:
• elektronisch gespeichert sein
• vollständig und lesbar vorliegen
• eindeutig einem Mitarbeitenden zugeordnet werden können
• schnell auffindbar sein
• für eine digitale Betriebsprüfung bereitgestellt werden können
• GoBD-konform gespeichert werden
• eine nachvollziehbare Ablagestruktur besitzen
Checkliste für Arbeitgeber
- Sofort prüfen
• Welche relevanten Unterlagen liegen bereits digital vor?
• Welche Unterlagen befinden sich noch ausschließlich in Papierform?
- Bis Ende 2026 vorbereiten
• Papierunterlagen digitalisieren, wenn kein Befreiungsantrag vorliegt
• einheitliche digitale Ablagestruktur festlegen
• Verantwortlichkeiten im Unternehmen definieren
• Dokumenteneingänge möglichst vollständig digital organisieren
• Benennungsregeln für Dokumente festlegen
• prüfen, ob Dokumente schnell gefunden und exportiert werden können
- Prüfsicherheit herstellen
• Test einer Betriebsprüfung durchführen
• Vollständigkeit der Unterlagen kontrollieren
• Zuordnung zu Mitarbeitenden und Zeiträumen sicherstellen
• Datensicherung und Aufbewahrung überprüfen
Wenn Sie Fragen haben oder ein individuelles Gespräch zur Umsetzung wünschen, kommen Sie bitte auf uns zu.